Grundlagen der elektronischen Post, "eMail"

Der Mail-Client vereinigt alle Funktionen in sich, die der Anwender braucht, um per elektronischer Post Nachrichten zu senden und zu empfangen.

Der Mail-Server übernimmt alle Funktionen der Nachrichtenübermittlung. Bestimmte Server übernehmen auch die Funktion der Nachrichtenspeicherung (Archivierung). In diesem Schriftstück behandeln wir hauptsächlich die Funktionen des Mail-Client und führen die Funktionen des Servers nur insoweit an, wie sie für das Verständnis des Gesamtsystem nötig erscheinen.

Der hier dargebotene Text ist nicht vorgesehen, die im Handbuch bzw. in der Bedienungsanleitung des Mailclient zu ersetzen, vielmehr ist dieser Text als grundlegende Information gedacht, um sich mit den Informationen des verwendeten Mail-Client besser zurechtzufinden. Zusätzlich zu diesem Tetx steht auf Wunsch eine detaillierte Anleitung für den Communicator von Netscape und für Outlook Express von Microsoft zur Verfügung.

Nachrichtenübermittlung

Generell laufen zur Nachrichtenübermittlung per eMail folgende Funktionen nacheinander ab:

1. Der Anwender erstellt auf seinem Computer eine Nachricht; dazu muß er in der Regel seinen Mail-Client aufrufen. Um Nachrichten zu erstellen, braucht keine Verbindung zum Server (die ja in der Regel zeitabhängig Kosten verursacht,) bestehen. Übliche Mail-Clients sind zum Beispiel:

Outlook Express von Microsoft;
Communicator von Netscape;
Eudora
Pegasus, u.v.a.m.
2. Der Anwender sendet die Nachricht. Die Software des PC sorgt (selbständig) dafür, daß die Verbindung (mit Login und Berechtigungsprüfung) aufgebaut wird und überträgt die Nachricht zum Server, der sie erst einmal auf seinen Platten zwischenspeichert.
3. Der Mailserver leitet die Nachricht (mit einer Reihe andere Systemkomponenten des Internet) an den Mailserver (beim ISP) des Empfängers. Nachdem dieser eine Empfangsbestätigung übermittelt hat, löscht der Mailserver (beim ISP des Anwenders) die zwischengespeicherte Nachricht. Beide Server erstellen Logeinträge über den erfolgten Nachrichtenaustausch.
4. Die Nachricht wird am Mailserver (beim ISP) des Empfängers auf Festplatten gespeichert.
5. Der Empfänger beschließt irgend wann, seine Post abzurufen: Er ruft seinerseits seinen Mailclient auf und wählt dessen Funktion "Nachrichten abrufen". Die Software seines Computers sorgt für die Herstellung der Verbindung zum ISP (samt Login und Berechtigungsprüfung) und untersucht seine "Mailbox".

Sind seit dem letzten Abruf Nachrichten eingelangt, werden sie eine nach der anderen zum Client des Anwenders übertragen. Bestimmte Server übertragen nicht die gesamte Nachricht, sondern nur die "Kopfzeilen" der Nachrichten, also Informationen über Absender, Datum und Betreff, der Nachrichtentext muß dann als eigener Vorgang abgerufen werden. Der Anwender könnte jetzt die (kostenintensive) Verbindung trennen und die empfangenen Nachrichten lesen bzw. bearbeiten. Um Antworten an die Absender zu senden, wiederholt sich der geschilderte Ablauf ab Punkt 1.

1. Beim Senden von Nachrichten empfängt der Mailserver beim ISP des Anwenders dessen Nachricht, sendet sie "ins Internet" und löscht sie nach Erhalt der Empfangsbestätigung, in der Regel nach wenigen Sekunden, gelegentlich nach Minuten (ein SMTP-Server: Simple Mail Transfer Protocol). Der Anwender braucht im Grunde weder besonderes Login noch dessen Berechtigung zu prüfen, sofern er ein Konto beim ISP hat. Seine Nachrichten werden mit Absenderdaten verschickt, der sie aufgrund der Client-Einstellung "mitbringen". Der Mailserver identifiziert den Urheber über dessen IP-Adresse, da die Absenderangaben ja durchaus fingiert sein könnten.
2. Beim Empfangen von Nachrichten empfängt der Mailserver beim ISP eine Nachricht "aus dem Internet" und speichert sie auf seiner Platte, bis der Anwender die Nachrichten abruft. Es können viele Nachrichten auflaufen, die dann "auf einmal" zum Anwender übertragen werden. Normalerweise werden sie dann gelöscht (ein POP-Server: Post Office Protocol). Der Anwender muß sich beim Login identifizieren, um die richtige Mailbox auszuwählen und sich als berechtigt auszuweisen, Mails abzurufen. Der Server braucht den Anwender nicht zu identifizieren, da dieser keinerlei Daten an das Internet abgibt.- Die oben schon erwähnten alternativen Mailserver archivieren die Nachrichten (IMAPI-Server: ....

Grundsätzlich haben alle Nachrichten der elektronischen Post folgende Elemente:

• Der Nachrichtenkopf mit Absenderangaben, Empfängerangaben, Datum und Betreff, sowie (für den Anwender meist unsichtbar) Informationen über den Laufweg der Nachricht.
• Der Nachrichtenrumpf, also der Inhalt der eigentlichen Nachricht.
• Die Signatur -sie gehört - nachrichtentechnisch -zum Nachrichtenrumpf, ist aber aus der Sicht des Anwenders "logisch" ein eigenes Element.

1) Adressierung: Einen oder mehrere Empfänger anzugeben: Sie können ein und dieselbe Mail an einen oder an viele Empfänger senden. Im Unterschied zur "realen Post" brauchen sie dabei nicht jedem Empfänger den Text zu schicken, sondern sie schicken einen Text an viele Empfänger: Die Nachricht verläßt Ihren Computer nur einmal und wird vom Server an die angegeben Empfänger verteilt.

Dabei gibt es folgende Adressier-Möglichkeiten:

a) "An:" - jeder in diesem Kopfelement angegebene Empfänger erhält die ganze Nachricht zugestellt und sieht alle anderen eingetragenen Empfänger. Sie verwenden diese Option z.B. wenn Sie viele Personen zu einer Veranstaltung einladen, von der Sie wollen, daß jeder Eingeladene die Liste der Gäste kennt. Jeder Angeschriebene weiß, daß die Einladung ihm gilt und von ihm eine Handlung erwartet wird.

b) "CC:" (d.h. carbon copy, svw. Kohle-Durchschlag, Kopie) - jeder in diesem Kopfelement angegebene Empfänger erhält die ganze Nachricht zugestellt und sieht alle anderen Empfänger (An und CC). Sie verwenden diese Adressierung, wenn Sie z.B. (oder mehrere) Person über einen Vorgang mit einer (oder mehreren dritten) Personen bloß in Kenntnis setzen wollen, von dieser aber keine Handlung erwarten. Wenn Sie zu, Beispiel einem Kunden den Termin eines Treffens mitteilen (An: Kunde) und ihren Chef davon informieren wollen (CC:Chef). Kunde und Chef sehen die Information und beide wissen, daß der jeweils andere angeschrieben wurde.

c) "BCC:" (blind carbon copy, s.v.w. verdeckte Kopie) - jeder in diesem Kopfelement aufgeführte Empfänger erhält die ganze Nachricht und sieht alle "offenen" Empfänger (An, CC). Kein Empfänger sieht die in diesem Element aufgeführten Empfänger. Sie verwenden diese Adressiermöglichkeit zum Beispiel, um eine Information an eine Reihe von Empfängern zu schicken, die (aus welchen Gründen auch immer) nicht über die anderen Empfänger informiert werden sollen.

2) Absenderangaben: Weiter Adress-Elemente im Nachrichtenkopf sind Ihre Absenderangabe und die Angabe einer möglicherweise unterschiedlichen Antwortadresse. Beide Angaben werden gewöhnlich im Mailclient nur einmal bei der Einrichtung eingetragen, Sie können aber gewöhnlich diese von Fall zu Fall ändern.

a) "Von:" Gewöhnlich besteht die Absenderangabe aus Ihrem Namen und Ihrer eMail-Adresse bei Ihrem ISP, sie könnten aber geradesogut eine eMail-Adresse eines der vielen kostenlosen Mail-Dienste angeben: Ihr ISP sei z.B. aon.at und Ihre eMail-Adresse könnte lauten "Franz.Maier <Franz.Maier@aon.at>"; diese Absenderangabe könnte in Ihrem Mailclient eingestellt sein. Sie könnten zusätzlich zu dieser Adresse eine zweite bei einem Gratisdienst haben - sie lautet zum Beispiel "Maier.Service@mailexcite.com" - auch diese Adresse könnte in Ihrem Mailclient in der Form "Franz Maier <Maier.Service@mailexcite.com>" eingestellt sein. Dann erscheint in allen Ihren Nachrichten diese Absenderangabe - und niemand wüßte, daß Ihr ISP aon.at ist - sie bleiben in gewisser Hinsicht anonym, denn Sie könnten geradesogut die Adresse "Mickey Mouse <mickey.m@mailexcite.com>".besitzen und als Absender angeben. (Dennoch ist im unsichtbaren Nachrichtenkopf Ihre eindeutige Identifikation über Ihre ISP-Adresse und jenes Mailservers möglich, bei dem Ihre Nachricht an das Internet übergeben wurde.)

b) "Reply to:" (svw. Antworte an) Auch diese Adressangabe ist "fest" im Client eingestellt (und kann von Fall zu Fall verändert werden.) Sie verwenden diese Möglichkeit zum Beispiel, wenn Sie Werbemails an Unbekannt (z.B. eine gekaufte Adressenliste,) verschicken und alle Antworten an einer bestimmten Adresse erhalten wollen. Nehmen wir an, Sie seien (Absenderangabe) "Franz.Maier <Franz.Maier@aon.at>" und wollten alle Antworten nicht an ihrem lokalen Mailkonto (<Franz.Maier@aon.at>) empfangen, sondern an der Adresse "Kundeninfo <Maier.Service@mailexcite.com> und von allen anderen Mails getrennt halten.

3) Adressbuch: eMail-Adressen und Namen der Personen, mit denen Sie in Verbindung stehen, haben Sie gewöhnlich in einem Adressbuch. Das elektronische Adressbuch ist gewöhnlich genau für die Zwecke des Mailclient eingerichtet: Sowohl die Auswahl einer Adresse beim Adressieren als auch die Aufnahme einer neuen Adresse in das Adressbuch erfolgt einfach per Mausklick. Bei den meisten gängigen Adressbüchern können Sie mehrere Adressen in Listen unter einem eigenen Namen zusammenfassen: Ein Liste "Kundenliste" enthält dann die Adressen aller Ihrer Kunden; um diese gemeinsam anzuschreiben, brauchen sie nicht mehr jeden Kunden einzeln im Adressbuch auszuwählen, sondern eben nur die Liste mit dem Namen "Kundenliste". Je nachdem, ob Sie "an:", "cc:" oder "bcc:" adressieren, erscheinen die Adressen wie oben beschrieben in der verschickten Mail - solange Sie beim Verfassen der Mail sind, sehen Sie als Adressat nur "Kundenliste", beim Verschicken der Mail wird jede einzelne Adresse in dieser Liste aufgenommen.

Um eine Adresse im Adressbuch (als Adressat) auszuwählen, öffnen Sie das Adressbuch und geben im Dialogfeld die Anfangsbuchstaben des Adressaten ein. Je nachdem, wie Sie die Sortierfolge Ihres Adressbuches eingestellt haben, sind die Adressaten nach dem Vornamen oder dem Nachnamen sortiert. Dies könnte u.U. zu kleinen Problemen führen, wenn Sie z.B. einen Herrn "Schlauberger" suchen und "Schlau" eingeben - aber keinen entsprechenden Eintrag finden - Herr Schlauberger ist nämlich unter seinem Vornamen "Hans" zu finden.

Haben Sie den gewünschten Adressaten gefunden, markieren Sie den Eintrag und wählen die Art der Adressierung - An, CC oder BCC. Die Adresse erscheint im Fenster "Nachricht verfassen" schon im richtigen Kopfelement. Natürlich können Sie mehrere Adressaten nacheinander auswählen.

Um eine Adresse (meist aus einer empfangenen eMail) in das Adressbuch aufzunehmen, verwenden Sie die entsprechende Funktion des Adressbuchs, die bei verschiedenen Produkten unterschiedlich gehandhabt wird. Beim Communicator brauchen Sie die Adresse (in der Mail) bloß anzuklicken, und es öffnet sich ein Dialogfeld "Ins Adressbuch aufnehmen?". Bei Outlook müssen Sie im Menü einen Punkt auswählen, um eine Absenderadresse dem Adressbuch einzuverleiben.

4) Folder (Ablagesystem): Buchstäblich jeder Mailclient hat zumindest vier Folder, um die Mails zu verwalten: Inbox, Outbox, Sent Messages und Trash. Die Inbox enthält alle eingelaufenen Mails, der Folder "sent Messages" alle verschickten Mails (im Grunde Kopien der verschickten Mails). Der Folder "Outbox" nimmt die zum Versenden bereitgestellten Nachrichten aus, bis Sie die Verbindung herstellen und Ihre gesammelte Post abschicken. "Trash" - oft auch scherzhaft als "Rundablage" bezeichnet, nimmt alle Mails auf, die Sie löschen wollen. Gute Mailclients haben zudem noch einen Folder "Drafts" (Entwürfe) und / oder "Templates" (Muster). Nachrichten im Entwürfe-Folder bleiben dort erhalten, bis Sie eine solche Nachricht entweder fertigstellen und senden, oder löschen. Anders ist es mit den Templates: Hier halten Sie Musternachrichten bereit, die Sie öfter brauchen. Wollen Sie eine solche Nachricht verwenden (also verschicken), setzen Sie bloß mit der Funktion "Nachricht als neu bearbeiten" die gewünschte Adresse und Anrede ein. Auch wenn diese neue Nachricht verschickt wird, bleibt das Muster unverändert im Templates-Folder stehen. So können Sie denselben Text immer wieder verwenden. Weiter unten wird noch mehr Wissenswertes zum Foldersystem besprochen.

5) Die Signatur (svw. Unterschrift): Sie sollten jede Mail nicht nur mit einer Grußformel abschließen, sondern die Gelegenheit ergreifen, eine Botschaft über Ihr Geschäft, Ihre Leistungen oder Produkte anfügen, und Kontaktmöglichkeiten bekanntgeben - es ist etwa so, als würden Sie jeder Mail Ihre Visit- oder Geschäftskarte beilegen. Die Signatur wird gewöhnlich in einer normalen Textdatei erstellt und dem Client zum Anfügen an alle ausgehenden Mails bereitgestellt. Sie können gewöhnlich mehrere "Sig-Files" (Signatur-Dateien) bereithalten und je nach Arbeitsbereich die eine oder andere auswählen. Ich habe z.B. zumindest einen englischen und einen deutschen Signatur-Text. Beim Communicator wird dies zum Beispiel über den Menüpunkt "Bearbeiten | Einstellungen | Mail und News | Identität" ausgewählt.

6) Folder-Administration: Wer viel mit Mails zu arbeiten hat, sollte sich ein gutes und praktisches Folder-System erstellen: Sie können bei allen gängigen Mailclients neue Folder und zu den vorhanden Foldern Sub-Folder erstellen. Ihr Foldersystem sollte vor allen Dingen Ihren Bedarf an Organisation und Administration erfüllen; ich rate Ihnen, zumindest einen Folder "Ablage" und einen Folder "In Arbeit" zu erstellen, um Ihre Arbeit zu optimieren: Jede neu empfangene Mail bearbeiten Sie nur einmal: Die Nachricht sichten (lesen) und entscheiden: entweder muß sie bewahrt (und weiter bearbeitet) werden oder sie kann sofort gelöscht werden (Trash). Ich habe mir z.B. zur Gewohnheit gemacht, meine Inbox täglich zu leeren: Mails sofort beantworten und ablegen, oder für fortlaufende Projekte in einem "In Arbeit"-Folder zwischenspeichern, bzw. sie im Abfallkorb zu entsorgen. Auf diese Weise habe ich in der Inbox wirklich nur jeweils neu eingelangte Nachrichten und in der Ablage alle wirklich erledigten Vorgänge. Alles, was sich im Foldersystem "In Arbeit" befindet, bedarf weiterer Handlungen (z.B. Wiedervorlage nach 8, 10, 14 Tagen). Einmal im Monat übertrage ich alle älteren Mails aus Ablage und "Sent Messages" in den Folder "Archiv" für spätere Nachforschungen.

Wartung
Das System der Folder bei allen gängigen Mailclients verlangt nach einer "laufenden Wartung". Um das zu erkennen, stellen Sie sich einen Folder als Buch (vorerst leer, ohne Blätter) vor, in das mit jeder neuen Mail eine Seite eingebunden wird. Nehmen Sie nun eine Mail aus einem Folder, um sie in einen anderen Folder zu übertragen, dann bleibt das Blatt im Buch, der darauf befindliche Text wird bloß "durchgestrichen" - als gelöscht markiert. Bei viel Mailverkehr wird so ein Buch bald einen beträchtlichen Umfang annehmen, obwohl es (genau: der Folder) keine einzige gültige Mail enthält: Sie haben einen Wälzer voll durchgestrichenem Text. Auf diese Weise kann die Kapazität Ihrer Festplatte bald stark reduziert werden. Um das zu vermeiden, sollten Sie von Zeit zu Zeit Ihr Foldersystem von "Altlasten befreien" - die einschlägige Funktion heißt "Folder komprimieren (d.h. verdichten). Dabei werden in einem speziellen Vorgang alle "durchgestrichenen Texte" vollständig aus dem Folder entfernt. Bei meinem Mailaufkommen gewinne ich in der Regel beim monatlichen Verdichten bis zu 20 Megabyte Plattenspeicher zurück. Dasselbe trifft natürlich genau so auf den "Abfalleimer" (Trash-Folder) zu: Sie müssen ihn von Zeit zu leeren.